Allgemeine Geschäftsbedingungen

für die Erbringung von Dienstleistungen von Mind Compliance GmbH, Rotbrunnenstrasse 15, 70771 Leinfelden-Echterdingen, E-Mail: hello@mind-compliance.com (nachfolgend „Auftragnehmer“) gegenüber seinen Kunden (nachfolgend „Auftraggeber“)

1. Allgemeines

1.1 Diese Allgemeinen Geschäftsbedingungen (AGB) für die Erbringung von Dienstleistungen gelten für Verträge, die zwischen dem Auftraggeber und dem Auftragnehmer unter Einbeziehung dieser AGB geschlossen werden.

1.2 Der Auftragnehmer schließt keine Verträge mit Verbrauchern bzw. Privatpersonen.

1.3 Der Auftragnehmer ist berechtigt, in eigenem Namen und auf eigene Rechnung die erforderlichen Leistungen an Subunternehmer zu vergeben, die ihrerseits ebenfalls Subunternehmer einsetzen dürfen. Der Auftragnehmer bleibt hierbei alleiniger Vertragspartner des Auftraggebers. Der Einsatz von Subunternehmern erfolgt nicht, wenn für den Auftragnehmer ersichtlich ist, dass deren Einsatz berechtigten Interessen des Auftraggebers zuwiderläuft.

1.4 Soweit neben diesen AGB weitere Vertragsdokumente oder andere Geschäftsbedingungen in Text- oder Schriftform Vertragsbestandteil geworden sind, gehen die Regelungen dieser weiteren Vertragsdokumente im Widerspruchsfalle den vorliegenden AGB vor.

1.5 Von diesen Geschäftsbedingungen abweichende AGB, die durch den Auftraggeber verwendet werden, erkennt Auftragnehmer – vorbehaltlich einer ausdrücklichen Zustimmung – nicht an.

2. Vertragsgegenstand und Leistungsumfang

2.1 Der Auftragnehmer erbringt als selbständiger Unternehmer folgende Leistungen gegenüber dem Auftraggeber:

Beratung zu allen Themen der Product Compliance, der erweiterten Herstellerverantwortung und Nachhaltigkeit sowie Prüfung von Druckdaten, Prüfanforderungen, und die Beratung und Unterstützung im Krisenfall.

2.2 Der spezifische Leistungsumfang ist Gegenstand von Individualvereinbarungen zwischen Auftragnehmer und dem Auftraggeber.

2.3 Der Auftragnehmer erbringt die vertragsgemäßen Leistungen mit größtmöglicher Sorgfalt und Gewissenhaftigkeit nach dem jeweils neuesten Stand, neuesten Regeln und Erkenntnissen.

2.4 Der Auftragnehmer ist zur Erbringung der vertragsgemäß geschuldeten Leistungen verpflichtet. Bei der Durchführung seiner Tätigkeit ist er jedoch etwaigen Weisungen im Hinblick auf die Art der Erbringung seiner Leistungen, den Ort der Leistungserbringung ebenso wie die Zeit der Leistungserbringung nicht unterworfen. Er wird jedoch bei der Einteilung der Tätigkeitstage und bei der Zeiteinteilung an diesen Tagen diese selbst in der Weise festlegen, dass eine optimale Effizienz bei seiner Tätigkeit und bei der Realisierung des Vertragsgegenstandes erzielt wird. Die Leistungserbringung durch den Auftragnehmer erfolgt lediglich in Abstimmung und in Koordination mit dem Auftraggeber.

3. Mitwirkungspflichten des Auftraggebers

Es obliegt dem Auftraggeber, die von ihm zum Zwecke der Leistungserfüllung zur Verfügung zu stellenden Informationen, Daten und sonstigen Inhalte vollständig und korrekt mitzuteilen. Für Verzögerungen und Verspätungen bei der Leistungserbringung, die durch eine verspätete und notwendige Mit- bzw. Zuarbeit des Kunden entstehen, ist der Auftragnehmer gegenüber dem Kunden in keinerlei Hinsicht verantwortlich; die Vorschriften unter der Überschrift „Haftung/Freistellung“ bleiben hiervon unberührt.

4. Vergütung

4.1 Die Vergütung wird individualvertraglich vereinbart.

4.2 Die Vergütung ist nach der Leistung der Dienste zu entrichten. Ist die Vergütung nach Zeitabschnitten bemessen, so ist sie nach dem Ablauf der einzelnen Zeitabschnitte zu entrichten (§ 614 BGB). Bei aufwandsbezogener Abrechnung ist der Auftragnehmer vorbehaltlich abweichender Vereinbarungen berechtigt, die erbrachte Leistungen monatlich abzurechnen.

4.3 Der Auftragnehmer stellt dem Auftraggeber nach Erbringung der Leistungen eine Rechnung per Post oder per E-Mail (z.B. als PDF). Die Vergütung ist innerhalb von 14 Tagen nach Zugang der Rechnung zur Zahlung fällig.

5. Haftung / Freistellung

5.1 Der Auftragnehmer haftet aus jedem Rechtsgrund uneingeschränkt bei Vorsatz oder grober Fahrlässigkeit, bei vorsätzlicher oder fahrlässiger Verletzung des Lebens, des Körpers oder der Gesundheit, aufgrund eines Garantieversprechens, soweit diesbezüglich nichts anderes geregelt ist oder aufgrund zwingender Haftung. Verletzt der Auftragnehmer fahrlässig eine wesentliche Vertragspflicht, ist die Haftung auf den vertragstypischen, vorhersehbaren Schaden begrenzt, sofern nicht gemäß vorstehendem Satz unbeschränkt gehaftet wird. Wesentliche Vertragspflichten sind Pflichten, die der Vertrag dem Auftragnehmer nach seinem Inhalt zur Erreichung des Vertragszwecks auferlegt, deren Erfüllung die ordnungsgemäße Durchführung des Vertrags überhaupt erst ermöglicht und auf deren Einhaltung der Kunde regelmäßig vertrauen darf. Im Übrigen ist eine Haftung des Auftragnehmers ausgeschlossen. Vorstehende Haftungsregelungen gelten auch im Hinblick auf die Haftung des Auftragnehmers für seine Erfüllungsgehilfen und gesetzlichen Vertreter.

5.2 Der Auftraggeber stellt den Auftragnehmer von jeglichen Ansprüchen Dritter frei, die gegen den Auftragnehmer aufgrund von Verstößen des Kunden gegen diese Vertragsbedingungen oder gegen geltendes Recht geltend gemacht werden.

6. Vertragsdauer und Kündigung

6.1 Die Vertragsdauer und die Fristen zur ordentlichen Kündigung vereinbaren die Parteien individuell.

6.2 Das Recht beider Parteien zur fristlosen Kündigung aus wichtigem Grund bleibt unberührt.

6.3 Der Auftragnehmer hat alle ihm überlassenen Unterlagen und sonstigen Inhalte nach Vertragsbeendigung unverzüglich nach Wahl des Kunden zurückzugeben oder zu vernichten. Die Geltendmachung eines Zurückbehaltungsrechts daran ist ausgeschlossen. Elektronische Daten sind vollständig zu löschen. Ausgenommen davon sind Unterlagen und Daten, hinsichtlich derer eine längere gesetzliche Aufbewahrungspflicht besteht, jedoch nur bis zum Ende der jeweiligen Aufbewahrungsfrist. Der Auftragnehmer hat dem Unternehmen auf dessen Verlangen die Löschung schriftlich zu bestätigen.

7. Vertraulichkeit und Datenschutz

7.1 Der Auftragnehmer wird alle ihm im Zusammenhang mit dem Auftrag zur Kenntnis gelangenden Vorgänge streng vertraulich behandeln. Der Auftragnehmer verpflichtet sich, die Geheimhaltungspflicht sämtlichen Angestellten und / oder Dritten, die Zugang zu den vertragsgegenständlichen Informationen haben, aufzuerlegen. Die Geheimhaltungspflicht gilt zeitlich unbegrenzt über die Dauer dieses Vertrages hinaus.

7.2 Der Auftragnehmer verpflichtet sich, bei der Durchführung des Auftrags sämtliche datenschutzrechtlichen Vorschriften – insbesondere die Vorschriften der Datenschutzgrundverordnung und des Bundesdatenschutzgesetzes – einzuhalten.

8. Schlussbestimmungen

8.1 Es gilt das Recht der Bundesrepublik Deutschland unter Ausschluss des CISG.

8.2 Sollte eine Bestimmung dieser AGB unwirksam sein oder werden, so wird die Gültigkeit der AGB im Übrigen hiervon nicht berührt.

8.3 Der Auftraggeber wird den Auftragnehmer bei der Erbringung seiner vertragsgemäßen Leistungen durch angemessene Mitwirkungshandlungen, soweit erforderlich, fördern. Der Auftraggeber wird insbesondere dem Auftragnehmer die zur Erfüllung des Auftrags erforderlichen Informationen und Daten zur Verfügung stellen.

8.4 Sofern der Auftraggeber Kaufmann, juristische Person des öffentlichen Rechts oder öffentlich-rechtliches Sondervermögen ist oder keinen allgemeinen Gerichtsstand in Deutschland hat, vereinbaren die Parteien den Sitz des Auftragnehmers als Gerichtsstand für sämtliche Streitigkeiten aus diesem Vertragsverhältnis; ausschließliche Gerichtsstände bleiben hiervon unberührt.

8.5 Der Auftragnehmer ist berechtigt, diese AGB aus sachlich gerechtfertigten Gründen (z. B. Änderungen in der Rechtsprechung, Gesetzeslage, Marktgegebenheiten oder der Geschäfts- oder Unternehmensstrategie) und unter Einhaltung einer angemessenen Frist zu ändern. Bestandskunden werden hierüber spätestens zwei Wochen vor Inkrafttreten der Änderung per E-Mail benachrichtigt. Sofern der Bestandskunde nicht innerhalb der in der Änderungsmitteilung gesetzten Frist widerspricht, gilt seine Zustimmung zur Änderung als erteilt. Widerspricht er, treten die Änderungen nicht in Kraft; Auftragnehmer ist in diesem Fall berechtigt, den Vertrag zum Zeitpunkt des Inkrafttretens der Änderung außerordentlich zu kündigen. Die Benachrichtigung über die beabsichtigte Änderung dieser AGB wird auf die Frist und die Folgen des Widerspruchs oder seines Ausbleibens hinweisen.

Version 1.0 | Zuletzt geändert: 2. Mai 2025

General Terms and Conditions

for the Provision of Services by Mind Compliance GmbH, Rotbrunnenstrasse 15, 70771 Leinfelden-Echterdingen, Germany, Email: hello@mind-compliance.com (hereinafter referred to as the “Contractor”) to its clients (hereinafter referred to as the “Client”)

1. General Provisions

1.1 These General Terms and Conditions (GTC) for the provision of services apply to contracts concluded between the Client and the Contractor incorporating these GTC.

1.2 The Contractor does not enter into contracts with consumers or private individuals.

1.3 The Contractor is entitled to subcontract necessary services in its own name and at its own expense. These subcontractors may, in turn, engage their own subcontractors. The Contractor remains the sole contractual partner of the Client. The use of subcontractors will not occur if it is apparent that their use would conflict with the legitimate interests of the Client.

1.4 If, in addition to these GTC, further contractual documents or other terms and conditions in text or written form become part of the contract, the provisions of these additional documents shall take precedence in the event of any conflict.

1.5 Deviating terms and conditions used by the Client are not recognized by the Contractor unless expressly agreed upon.

2. Subject Matter and Scope of Services

2.1 The Contractor, as an independent entrepreneur, provides the following services to the Client: consultancy on all matters related to Product Compliance, Extended Producer Responsibility, and Sustainability, as well as the review of print data, testing requirements, and advisory and support services in crisis situations.

2.2 The specific scope of services is determined through individual agreements between the Contractor and the Client.

2.3 The Contractor shall perform the agreed services with the utmost care and diligence, adhering to the latest standards, rules, and knowledge.

2.4 While the Contractor is obligated to deliver the agreed services, it is not subject to instructions regarding the manner, location, or timing of service delivery. However, the Contractor will schedule workdays and allocate time in a way that ensures optimal efficiency and fulfillment of contractual objectives, coordinating with the Client as necessary.

3. Client’s Duties to Cooperate

The Client is responsible for providing all necessary information, data, and other content required for service fulfillment, ensuring completeness and accuracy. The Contractor is not liable for delays in service delivery caused by the Client’s delayed or insufficient cooperation. The provisions under the heading “Liability/Indemnification” remain unaffected.

4. Remuneration

4.1 Compensation is determined through individual contractual agreements.

4.2 Payment is due after the services have been rendered. If compensation is based on time intervals, payment is due at the end of each interval (§ 614 BGB). For effort-based billing, the Contractor is entitled to issue monthly invoices unless otherwise agreed.

4.3 The Contractor will issue an invoice to the Client via post or email (e.g., as a PDF) after services are rendered. Payment is due within 14 days of receiving the invoice.

5. Liability / Indemnification

5.1 The Contractor is fully liable for damages arising from intent or gross negligence, including intentional or negligent injury to life, body, or health, as well as for breaches of guarantees or mandatory liability. In the event of a negligent breach of essential contractual obligations, the Contractor’s liability is limited to foreseeable, contract-typical damages, unless otherwise stipulated.

5.2 The Client shall indemnify the Contractor against any claims by third parties arising from violations of these contractual conditions or applicable laws by the Client.

6. Contract Duration and Termination

6.1 The contract duration and the notice periods for regular termination are agreed upon individually by the parties.

6.2 The right of both parties to terminate the contract without notice for good cause remains unaffected.

6.3 Upon termination of the contract, the Contractor must promptly return or destroy, at the Client’s discretion, all materials and content provided to it. The assertion of a right of retention is excluded. Electronic data must be fully deleted, except for documents and data that must be retained for longer under statutory retention obligations, which must only be kept until the end of the respective retention period. Upon request, the Contractor shall confirm the deletion in writing.

7. Confidentiality and Data Protection

7.1 The Contractor will treat all information disclosed to it in connection with the contract strictly confidential. This confidentiality obligation also applies to all employees and third parties with access to the contractual information. The confidentiality obligation extends indefinitely beyond the termination of this contract.

7.2 The Contractor undertakes to comply with all applicable data protection regulations, including the GDPR and the German Federal Data Protection Act, in the performance of the contract.

8. Final Provisions

8.1 The law of the Federal Republic of Germany applies, excluding the CISG.

8.2 Should any provision of these GTC be or become invalid, the validity of the remaining provisions shall remain unaffected.

8.3 The Client will support the Contractor in performing its contractual obligations by providing necessary information and data.

8.4 If the Client is a merchant, a legal entity under public law, or a special fund under public law, or if it has no general place of jurisdiction in Germany, the parties agree to the Contractor’s place of business as the exclusive place of jurisdiction for all disputes arising from this contractual relationship.

8.5 The Contractor may amend these GTC for objectively justified reasons (e.g., changes in legislation, market conditions, or business strategy) with reasonable notice. Clients will be notified of changes at least two weeks before they take effect. If the Client does not object within the notice period, the changes are considered accepted.

Version 1.0 | Last Updated: 2. May 2025

Please note: This English translation is for convenience only. In the event of any discrepancies, only the original German version is legally binding.